Bedarf auf Ukrainisch.
Hilfe auf Deutsch organisiert.

Nach Beginn des russischen Angriffskriegs kamen viele Geflüchtete aus der Ukraine nach Deutschland und auch nach Bonn. Häufig fehlten Kleidung, Hygieneartikel, Küchenutensilien oder Schulmaterial. Von März bis September 2022 engagierte ich mich ehrenamtlich bei der Solidaritätsinitiative Bonn-Ukraine (SoliBU), um die Unterstützung vor Ort mitzugestalten.

Das Zentrallager Sachspenden Bonn (ZeSaBo) stellte solche Güter bereit. Geflüchtete konnten dort nicht selbst abholen. SoliBU musste deshalb Bedarfserfassung, Auswahl und Übergabe durch registrierte Freiwillige miteinander verbinden.

Die deutschen PDF-Bögen des Lagers boten eine Grundlage für die Bedarfserfassung. Für ukrainischsprachige Menschen, die häufig nur ein Smartphone zur Verfügung hatten, brauchten wir einen anderen Zugang.

Geflüchtete sollten ihren Bedarf verständlich mitteilen können. Freiwillige brauchten verlässliche Angaben für Auswahl und Übergabe. Daraus ergaben sich drei zentrale Anforderungen:

Per Smartphone erreichbar. Die Bedarfserfassung musste ohne Computer und ohne das Bearbeiten eines PDF-Dokuments funktionieren.

Sprachlich verständlich. Ukrainische Begriffe mussten verlässlich sein. Ebenso wichtig war eine verständliche Erklärung des Angebots und des Bestellablaufs.

Für Freiwillige direkt bearbeitbar. Die Angaben sollten auf Deutsch für die Abholung vorliegen, ohne dass jemand Artikel und Mengen erneut abschreiben musste.

Diese Anforderungen richteten sich an den Bedingungen beider Gruppen aus und wurden im praktischen Einsatz weiter geschärft.

Ich erwog zunächst Google Forms; dabei wäre zusätzliche Übertragungsarbeit entstanden. Unsere ukrainische Ansprechpartnerin wies außerdem auf Ungenauigkeiten automatischer Browserübersetzungen hin.

Ich entschied mich für Jotform und baute kategorienbezogene Formulare auf Basis der Lager-PDFs. Ukrainische Übersetzungen ließ ich von unserer Ansprechpartnerin prüfen und arbeitete die Korrekturen ein. Ein ukrainischer Einführungstext erklärte Angebot und Bestellablauf.

Strukturierte Angaben aus dem ukrainischen Formular wurden in das deutsche Bestell-PDF übernommen. Freitext und individuelle Rückfragen benötigten bei Bedarf zusätzliche Übersetzung.

Den gesamten Ablauf gestaltete ich mit einer Ansprechpartnerin von SoliBU – vom ersten Kontakt bis zur Organisation von Abholung und Übergabe:

Die erste Bestellung begleitete ich von der Eingabe bis zur Auslieferung selbst. Damit erprobte ich die Übergänge zwischen digitaler Erfassung und praktischer Hilfe.

Ich übernahm die Kommunikation mit interessierten Freiwilligen und bereitete eine Einführung in den gesamten Ablauf vor: Registrierung beim Lager, Bearbeitung der Meldungen, Nutzung der Vorlagen und Abholung.

Im Betrieb passte ich den Ablauf weiter an:

Bedürfnisse genauer erfassen. Mengen und Größen allein reichten zur Auswahl passender Kleidung nicht immer aus. Ich ergänzte ein Freifeld für Alter, Passform und persönliche Wünsche.

Kontakt vor Ort erleichtern. Namen und Telefonnummern auf den PDFs halfen den Freiwilligen bei Rückfragen und bei Schwierigkeiten am Treffpunkt.

Lieferung anders organisieren. Als im Sommer weniger Freiwillige verfügbar waren, vereinbarte ich mit ZeSaBo die Bündelung geeigneter Bestellungen und die Nutzung des Lieferdienstes. Dafür ergänzte ich Lieferadressen auf den Formularen.